Інструкція з оформлення документів на перевезення для менеджерів-логістів:

1. При виборі контрагента по можливості з’ясовувати його репутацію: рекомендації інших учасників ринку, відгуки в базах даних.
2. Витребувати від контрагента копії наступних документів: свідоцтва про державну реєстрацію, свідоцтва платника ПДВ або свідоцтва про сплату єдиного податку, довідки статистики (для юридичних осіб), для перевізників додатково – договору CMR-страхування та квитанцій (платіжок) про оплату чергових страхових платежів, копію ліцензії. Отримавши договір страхування, необхідно зконтактуватись зі страховою компанією і з’ясувати дійсність такої угоди.
3. При оформленні заявок на перевезення стежити за наявністю в заявці наступних обов’язкових умов:
– дата;
– найменування сторін та їх реквізити (адреса, код ЄДРПОУ, банківські реквізити – якщо договір додатково не укладається);
– характеристика вантажу;
– дата та адреса завантаження, розвантаження та митного оформлення;
– контактні особи обох сторін, їх телефони;
– вартість послуг та порядок їх оплати (заборонено підтверджувати заявки в яких умовою оплати є отримання платником коштів від свого замовника);
– норми простою на вантажні та митні процедури;
– номерні знаки транспортного засобу та П.І.Б. водія;
– відповідальність за порушення норм простою або прострочення оплати;
– заявка має бути підписана керівником та пропечатана круглою печаткою з обох сторін;
– можуть бути і інші умови, що відповідають конкретному перевезенню.
4. Виправлення та дописки від руки в заявці не допускаються.
5. Допускається виконання перевезення по підписаній заявці без укладення договору лише при сукупності наступних обставин:
 є підстави вважати, що із зазначеним контрагентом перевезення виконується одноразово;
 перевезення відбувається на території України;
 заявка містить всі умови, передбачені в п. 3 цієї Інструкції.
6. При укладенні договору з контрагентом використовувати виключно власні типові договори, за винятком випадків коли контрагентом є загальновідома авторитетна структура або коли контрагент категорично настоює на використнні його типового договору. В такому разі підписання договору без погодження з юридичним відділом забороняється.
7. Менеджер-логіст повинен стежити, щоб до моменту відправки договору, в тому числі факсом, на договорі були проставлені дата укладення, найменування сторін «в шапці», та реквізити, а також, щоб договір був підписаний керівником та скріплений круглою печаткою підприємства.
8. У випадку, якщо договір або заявка будуть підписуватись не керівником контрагента, а іншою особою по довіреності, обов’язково витребовувати копію довіреності.
9. Категорично забороняється підписувати договори/заявки, які підписані та передані електронною поштою (факсом допускається).
10. У разі, якщо внаслідок дій або бездіяльності менеджерів-логістів, що порушують умови цієї інструкції, із замовника неможливо буде стягнути плату за перевезення, що буде встановлено відповідним рішенням суду, винні особи понесуть відповідальність за завдані збитки.