Посадова інструкція на посаду юрисконсульта

 в Приватному підприємстві

«Адвокатська компанія «________________-»

Юрисконсульт (далі співробітник) прийнявши нового клієнта зобов’язаний отримати від останнього необхідну інформацію, що стосується справи. Інформація фіксується на «Обліковому бланку прийому» і має бути повною. В обліковому бланку прийому фіксується ПІБ клієнта, місце проживання, поштовий індекс, контактні номера телефону (інші засоби зв’язку), ПІБ зацікавлених осіб та їх місце проживання, поштовий індекс, контактні номера телефону. В разі, якщо клієнт не може надати будь-яку інформацію, про це в обліковому бланку прийому робиться відповідна відмітка.

В обліковому бланку прийому обов’язково фіксується суть питання, з яким звернувся клієнт, з чітким визначенням обставин, із зазначенням, що де і коли відбулось. Зазначається те, що хоче визнати чи отримати клієнт і т.п.

У всіх необхідних випадках в подальшому робиться юридичний аналіз. В процесі юридичного аналізу юрисконсульт визначає перелік необхідних дій по справі.

В разі укладення договору з клієнтом, юрисконсульт в обов’язковому порядку надає на підпис клієнту акт виконаних робіт за вже надані юридичні послуги у формі консультування та проведення аналізу законодавства по суті питання з яким звернувся клієнт та проведення юридичного аналізу. Акт виконаних робіт підкріплюється до договору.

В подальшому обліковий бланк прийому та юридичний аналіз беруться в основу та використовуються для подальшого виконання всіх необхідних дій по справі.

Юрисконсульт, отримавши матеріали, має негайно підшити всі документи до папки скорозшивача. Написати на обкладинці папки ПІБ клієнта та інших зацікавлених осіб, а також суть питання (спору). В правому верхньому кутку співробітник занотовує своє прізвище та дату отримання матеріалів. Записи на папці робляться чітким розбірливим почерком.

На окремому аркуші, що підкріплюється в папку з документами, зазначається перелік документів та кількість аркушів, що знаходяться в папці. Ті документи, що не можна пробивати дироколом, складаються в окремий файл який підкріплюється до папки.

З моменту отримання матеріалів співробітник, протягом трьох днів, зобов’язаний самостійно проаналізувати законодавство, що може бути застосоване та визначає правову позицію по справі.

Правова позиція – це вивчення законодавства, що має відношення до справи (матеріальне право) та порядок вчинення дій при ведені справи (процесуальне право). Після визначення правової позиції по справі співробітник складає довідку, в якій він занотовує, яке законодавство було досліджено, із чітким визначенням норм законів чи підзаконних актів та з посиланням на конкретні статті. В довідці співробітник також зазначає які конкретні дії він буде вчиняти. В триденний термін з дня отримання матеріалів співробітник виконує всі необхідні дії по веденню справи. А саме: складає позовну заяву, заяву, апеляційну або касаційну скаргу чи інший необхідний документ правового характеру. В триденний термін з дня отримання матеріалів справи співробітник обов’язково телефонує клієнту, відрекомендовується йому та повідомляє про те, що саме він займається веденням справи, залишає контактний номер свого мобільного телефону.

Після складення необхідного процесуального документу співробітник звітує про це заступнику директора компанії чи директору. Документ, що подається на перевірку, має бути виконаний якісно. Документ має бути повністю готовим для подачі до суду чи іншої інстанції. Керівник лише перевіряє на відповідність якості. Керівник не допомагає складати документ співробітнику. Співробітник зобов’язаний виконувати свою роботу самостійно. Співробітник несе повну відповідальність за якість підготовленого ним документу. В разі виявлення неякісної роботи, на співробітника може бути накладено стягнення, оскільки співробітник не виконує ту роботу, яку він мав виконати.

В разі завірення керівником правового документу (позовної заяви, заяви, апеляційної або касаційної скарги чи ін.), співробітник протягом одного робочого дня з моменту затвердження, сповіщає про підготовлений документ клієнту. Копія правового документу підкріпляється до матеріалів справи. Оригінали документів, які використовуються у справі в якості доказів зберігаються в папці справи і вилученню з неї не підлягають. З них робляться копії, що додаються до правового документу, який, в свою чергу, подається у відповідну інстанцію (суд, тощо). Подача правового документу здійснюється з чітким виконанням норм процесуального права, в кількості передбаченій законодавством. Єдиний документ, що подається в оригіналі – квитанції по сплаті судових витрат (державне мито, інформаційно-технічне забезпечення). З квитанцій обов’язково знімається копія, що підкріплюється до матеріалів справи перед відправленням правового документу.

В усіх випадках, за виключенням конкретно вказаних керівництвом, правовий документ відправляється поштою – рекомендованим листом з повідомленням про вручення. Квитанція по сплаті поштових послуг підкріплюється до матеріалів справи. Після отримання повідомлення з відміткою про вручення, повідомлення підкріплюється до матеріалів справи.

Співробітник зобов’язаний звітувати перед клієнтом про хід ведення справи. З даною метою співробітник телефонує клієнту з періодичністю раз на три дні. Дозволяється дзвонити частіше, рідше ні. В незалежності від того чи є додаткова інформація чи нема, співробітник зобов’язаний дзвонити клієнту. Кожен дзвінок із зазначенням часу і дати фіксується співробітником на окремому аркуші обліку дзвінків клієнту. Невиконання даного правила є неприпустимим, будь-які відмовки свідчать про невиконання інструкції і вважаються грубим порушенням дисципліни. Заяви співробітника, що він не додзвонився, було багато роботи так само, як і будь-які інші виправдання, підлягають негайному дисциплінарному стягненню. В разі невиконання даного зобов’язання співробітник, не чекаючи вказівки керівництва, пише пояснення по даним обставинам. Приховування співробітником фактів, порушення ним зобов’язань по спілкуванню з клієнтом прямо передбачених інструкцією, розглядаються як вкрай небезпечне становище в організації. Співробітник, що ігнорує дане зобов’язання в дійсності не просто халатно ставиться до роботи, а більш того, спричиняє шкоду організації. В разі не ведення листа обліку дзвінків, будь-які виправдання співробітника, що той дзвонив клієнту, не приймаються. Вважається, що співробітник порушує інструкцію, до клієнтів не телефонує, спілкування не підтримує.

Після відправлення позовної заяви, заяви, апеляційної або касаційної скарги – співробітник має враховувати процесуальні строки, в які правовий документ приймається та назначається до розгляду судом, міліцією, прокуратурою і т.п. При не призначенні справи чи не розгляді заяви в передбачені законом строки, співробітник зобов’язаний направити заяву з проханням призначити справу чи розглянути заяву у встановлені законом строки із чітким зазначенням статей закону, що обумовлюють дану процедуру.

В разі подачі заяви поштою, заява надсилається рекомендованим листом з повідомленням про вручення. Квитанція по сплаті поштових послуг та копія заяви скріплюються та долучаються до матеріалів справи. Заява також може бути подана через канцелярію суду, міліції, прокуратури тощо. На копії заяви ставиться реєстраційна відмітка канцелярії, після чого копія заяви підкріплюється до матеріалів справи.

В разі подальшого не призначення справи, співробітник зобов’язаний скласти та подати відповідно зазначеній вище процедурі скаргу в контролюючий орган або вище посадовій контролюючій особі. Копія підкріплюється до матеріалів справи.

По цивільних справах в усіх випадках, коли можливе матеріальне відшкодування на користь нашого клієнта, разом з подачею позову до суду подається клопотання про накладення арешту на майно відповідача. В разі, якщо про майно належне відповідачу немає відомостей, разом з позовом до суду подається клопотання про витребування доказів. Це робиться завжди і дана вимога є обов’язковою. При захисті інтересів потерпілого в кримінальному процесі, подається позов з мотивуванням суми шкоди (матеріальної та моральної) та клопотанням про накладення арешту на майно підсудного (винного).

В разі представництв інтересів відповідача, співробітник, в строк до трьох днів з дня отримання справи, зобов’язаний підготувати зустрічну позовну заяву або заперечення на позов.

При веденні справи в суді, співробітник зобов’язаний готуватися до кожного судового засідання. Підготовка до судового засідання здійснюється шляхом підготовки клопотань, аналізу очікуваного судового засідання, письмової підготовки питань сторонам по справі, свідкам і т.п. Клопотання обов’язково готуються вмотивованими, на комп’ютері та роздруковуються в двох примірниках, один з яких прикріплюється до нашої справи, а другий подається в суд. В якості виключення дозволяється готувати клопотання в суді письмово від руки.

При кожному судовому засіданні співробітник веде особистий протокол, в якому фіксуються обставини розгляду справи, пояснення сторін, свідків та ін. В протоколі вказується: ПІБ судді, секретаря, представника, дата та час початку і закінчення судового засідання.

В тому випадку, коли клієнт не приймав участі в судовому засіданні, співробітник повинен подзвонити клієнту в день судового засідання та повідомити по суті того, що відбулось. В разі, якщо судове засідання не відбулося, співробітник телефонує клієнту та доповідає про даний факт.

Співробітник зобов’язаний особисто здійснювати контроль за датою і часом призначення судового засідання, фіксуючи дату і час в щотижневику. Співробітник контролює те, щоб клієнт за три дні до здійснення представництва в судовому засіданні або іншого представництва – здійснив оплату такого представництва. Факт оплати клієнтом представницьких дій підтверджується квитанцією, яку клієнт має надати для звітності співробітнику. Квитанція передається для подальшого контролю директору чи його заступнику. Співробітник зобов’язаний заздалегідь, не пізніше ніж за три дні, попередити клієнта про те, що в разі несплати чи несвоєчасної сплати клієнтом представництва, він не може представляти його інтереси. Будь-яке попущення з боку співробітника в частині контролю за своєчасною оплатою клієнтом представницьких дій є неприпустимим. Всю відповідальність за проведення неоплаченої представницької дії несе співробітник. Відповідальність визначається в тому, що несплачена представницька дія співробітнику не зараховується. Для того щоб співробітник не вступав у дискусії з клієнтом по питанню оплати судових засідань, співробітник повідомляє, що в разі несплаченого клієнтом представництва – на нього (співробітника) буде накладено дисциплінарне стягнення.

Будь-які прохання клієнта сплатити потім або в суді співробітникам не приймати. У виключних випадках за письмовим дозволом директора – припускається здійснення заздалегідь неоплаченого представництва. В разі наступної несплати клієнтом представницької дії, вся відповідальність, в тому числі і матеріальна – покладається на директора. Представницькі дії фіксуються співробітником у звіті по представницьких діях, який в кінці місяця подається директору.

Після кожної оплаченої представницької дії, співробітник подає на підпис клієнту акт виконаних робіт, який після його підписання підкріплюється до справи.

Співробітник зобов’язаний заздалегідь попереджати керівництво про всі свої дії на наступний день шляхом звітування про час та місце представницьких дій.

Співробітнику дозволено виносити справи з приміщення офісу лише у випадку здійснення представницької дії по судовому засіданню. В разі необхідності проведення додаткової роботи по справі вдома, справи дозволяється виносити лише з дозволу директора. У всіх інших випадках виносити справи з офісу не дозволяється.

Співробітник несе відповідальність за збереження конфіденційності інформації.

Всю роботу співробітник зобов’язаний виконувати самостійно. Забороняється допитуватись про те що і як краще робити у інших співробітників та будь-яких третіх осіб, розповідати про суть питання у справі що перебуває в провадженні співробітника.

Ксерокопії документів, що зберігаються у справі, підкріплюються, квитанції підкріплюються стиплером до відповідного документу, оригінали документів зберігаються у файлі підкріпленому у справу. Зберігання документів і копій поза справою чи в непідкріпленому стані заборонено.

В разі вказівки підготувати звіт по виконаній роботі, співробітник зобов’язаний в триденний термін підготувати звіт. У звіті чітко зазначаються виконані дії та проведена робота, в тому числі і дії пов’язані з вивченням законодавства. Звіт складається письмово та після погодження керівником, відсилається клієнту поштою рекомендованим листом з повідомленням про вручення. Копія звіту підкріплюється до справи.

 

 

 

 

 

Отримано та підписано на чотирьох аркушах, зобов’язуюсь дотримуватись даної інструкції та виконувати всі її вимоги.

 

 

 

«_____»________________ 20__ р.                       _______________/_________________/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Затверджено директором

Приватного підприємства

«Адвокатська компанія «________________»                                      ___________ ПІБ